HOE HOUDT u Het hoofd koel tijdens een ramp?

Deze 6 stappen helpen u op weg

Tijdens een ramp is chaos onvermijdelijk, maar door de kalmte te bewaren kan u de schade tot een minimum beperken. In eerste instantie wilt u de ramp operationeel onder controle krijgen in samenwerking met de hulpdiensten. Vervolgens wilt u een toekomstperspectief creëren: de bedrijfsactiviteiten hernemen, een correcte schadevergoeding ontvangen en het vertrouwen van de stakeholders herwinnen. Hoe brengt u dit alles tot een goed einde zonder de pedalen te verliezen? Deze zes stappen zetten u alvast op weg.

Rust in de operationele chaos

Een ramp kan zich voltrekken in slechts enkele seconden. Wanneer er een brand, ontploffing, overstroming of aardbeving plaatsvindt, is het de kunst om snel actie te ondernemen. Enerzijds om de veiligheid van de medewerkers te verzekeren, anderzijds om de schade aan de bedrijfsinfrastructuur te beperken. Hoe garandeert u een snelle reactie?

Stap 1: Detecteer de ramp en evacueer het gebouw

Zorg dat u over de nodige systemen beschikt om bepaalde rampen te detecteren. We hebben het dan niet alleen over rookmelders en alarmsystemen, maar ook over getrainde medewerkers die weten wat ze moeten doen. Af en toe een evacuatieoefening inplannen helpt om iedereen scherp te houden. Dat is cruciaal als u vaak nieuwe medewerkers of interimarissen hebt. Is de vluchtroute duidelijk aangeduid? Let erop dat die vluchtroute bij werken altijd toegankelijk blijft.

Weten de receptie- en HR-medewerkers dat zij de lijst met aanwezige bezoekers (het aanwezigheidsregister) en de lijst met aanwezige medewerkers en contractoren moeten meenemen? Zo kunnen de hulpdiensten een juiste inschatting maken van de reddingswerken. Op die manier vermijdt u dat mensen onnodig hun leven riskeren doordat u niet weet wie er nog in het gebouw aanwezig is.

Stap 2: Verwittig de hulpdiensten en het crisisteam

Bel zo snel mogelijk de hulpdiensten. Waar hangen er telefoons of zijn er voldoende mensen met een mobiele telefoon in de productie? Weet iedereen wie ze moeten bellen en wat zij moeten melden? Vermeld altijd duidelijk wat er gebeurd is, waar de ramp zich voordoet (herhaal zeker het adres) en of er gewonden zijn. De hulpdiensten kunnen zo een juiste inschatting maken van het niveau van de ramp en de nodige ploegen ter plekke sturen.

De volgende stap is om het crisisteam te verzamelen. Leden van het crisisteam moeten 24/7 oproepbaar zijn. Hoe snel kan iedereen ter plekke komen? Test dit op voorhand al eens uit met een simulatieoefening. Zijn sommige mensen niet bereikbaar? Bel dan meteen hun back-up op. Waar komen jullie samen? Als er een perimeter ingesteld wordt of het gebouw is even ontoegankelijk, dan moeten jullie naar een externe crisiszaal. In een ideaal scenario is die dichtbij en meteen beschikbaar.

Een crisisoefening in samenwerking met de brandweer is zowel tijdbesparend als schadebeperkend

Stap 3: Werk samen met de hulpdiensten

Stel een interne expert ter beschikking van de hulpdiensten. Idealiter heeft die een uitstekende kennis van het rampenplan. Maak in rustige tijden kennis met de burgemeester en de brandweercommandant. Neem de tijd om cruciale informatie uit te wisselen: gebouwinformatie (ventilatiesysteem, brandcompartimentering), alle ingangen, het evacuatieprotocol en met welk risico uw bedrijf werkt (chemische stoffen of gevaarlijke producten). Ga er niet zomaar vanuit dat de brandweer alle plannen in haar bezit heeft.

Een crisisoefening in samenwerking met de brandweer is zowel tijdbesparend als schadebeperkend. De focus van de oefening is tweeledig: enerzijds test u de hulpverlening (evacuatie- en rampenplan, kennis van de interne expert), anderzijds test u het crisisteam (de acties, communicatie naar de stakeholders, business continuity). Extra bonus: u creëert een disaster readiness-cultuur binnen uw bedrijf.

Toekomstperspectief voor uw bedrijf

Stap 4: Herneem de activiteiten

Met een business continuity-plan in de aanslag kan u meteen schadebeperkend optreden. Het biedt houvast op een kritiek moment. De overstromingen in de zomer van 2021 bij Chaudfontaine en La Chocolaterie Galler vormden een grote uitdaging. De bedrijven konden niet zomaar de activiteiten hernemen. Hun stock varieerde van enkele weken tot enkele maanden. Niet alleen de fabriek maar ook veel medewerkers waren privé getroffen. De lokale community en vrijwilligers hebben met man en macht de fabrieken opgeruimd. De veerkracht van deze bedrijven bleek enorm.

Er werd ook creatief naar een oplossing gezocht om het personeel niet op technische werkloosheid te moeten zetten. Er waren verschillende initiatieven om ook de medewerkers die privé getroffen waren te ondersteunen. Het business continuity-plan is een lichtpuntje in de duisternis waarop u kan terugvallen wanneer u operationeel stilvalt. Het plan moet dan ook door enkele sleutelfiguren op voorhand opgemaakt worden en een actieplan voor alle mogelijke rampen bevatten.

Stap 5: Streef naar een correcte schadevergoeding met uw makelaar

Als er een ramp uitbreekt, dan wordt u geconfronteerd met heel veel vragen. Klanten stellen vragen over de bevoorrading, leveranciers willen weten of u het afnamecontract kan naleven, omliggende bedrijven dienen misschien een claim in, de productieverantwoordelijke wil weten wat de leveringstermijn van de verwoeste machines bedraagt … Stap met al die vragen naar uw makelaar. Die zal met u een correct bedrag vastleggen voor de schade.

Verder zal die als neutrale tussenpartij onderhandelen met de verzekeraar. Om te herstellen van de ramp heeft u verzekeringsgeld nodig. Een snelle melding en de correcte inschatting van de schade zijn hierbij cruciaal. Ruim ook niet te snel de schade op, maar laat die vaststellen door de makelaar en de eigen expert.

Een business continuity-plan voorbereiden is een must om de activiteiten zo snel mogelijk te kunnen hernemen

Stap 6: Win het vertrouwen terug van de stakeholders

Communiceer van in het begin met alle stakeholders. Zorg dat u templates hebt klaarliggen voor een ramp. Communiceer eerst intern op een heldere, vertrouwensvolle en duidelijke manier. Geef enerzijds goede instructies mee: wanneer zullen de bedrijfsactiviteiten hernomen worden, vallen de medewerkers terug op technische werkloosheid, met wie kunnen ze contact opnemen bij vragen ...

Anderzijds kan een ramp een emotionele shock teweegbrengen. Toon empathie als er slachtoffers zijn of wanneer de fabriek serieus beschadigd is en schakel eventueel een vertrouwenspersoon of slachtofferhulp in. Ten slotte is het belangrijk om extern te communiceren naar onder andere de pers, klanten, leveranciers, omwonenden en aandeelhouders volgens het principe 'We know, we care, we do & we will be back later'.

Conclusie

Kortom, preventie is cruciaal voor rampenmanagement. De juiste detectiemiddelen, getrainde mensen en een vlotte samenwerking met de hulpdiensten kunnen het verschil maken bij een ramp. Een business continuity-plan voorbereiden is een must om de activiteiten zo snel mogelijk te kunnen hernemen. Stap met uw vragen naar uw makelaar zodat jullie financieel kunnen herstellen en blijf communiceren met al jullie stakeholders (intern en extern) om het vertrouwen te herwinnen.

Dit artikel kwam tot stand na de studienamiddag 'rampenmanagement' op 6 oktober 2022, waar de volgende sprekers aan bod kwamen: Dimi Vercammen, PM • Risk Crisis Change, Vanbreda, Fevia, La Chocolaterie Galler en Coca-Cola.

Advies en opleidingen rond crisismanagement
Food Security helpt Belgische bedrijven in de voedingsindustrie met crisismanagement.

Klaar om uw bedrijf beter te wapenen tegen een crisis?
– Creëren van een crisismanagementcultuur
– Opleidingen en testen op maat
– 24/7 ondersteuning bij een crisis

Hoe scoort uw bedrijf op het vlak van crisismanagement? Ontdek het via een gratis audit! U ontvangt een rapport en concrete verbeterpunten.